کارها، پیگیری‌ها و تقویم
هیچ پیگیری‌ای نباید فقط در ذهن کسی بماند. هر کاری که باید انجام شود، با موعد، اولویت و مسئول در پنل ثبت می‌شود و هر کس هر روز صبح می‌داند امروز چه کار دارد.
کارها از کجا می‌آیند؟
- خودتان یا همکاران
- پنل › کارها و پیگیری‌ها › «کار جدید»، یا از پرونده مشتری دکمه «کار پیگیری».
- درخواست تازه از سایت
- هر استعلامی که مشتری در سایت ثبت کند، خودکار یک کار «تماس با …» برای امروز با اولویت «مهم» می‌سازد.
- تمدیدهای نزدیک
- چند روز مانده به پایان هر بیمه‌نامه (پیش‌فرض ۱۰ روز) یک کار «تماس برای تمدید» ساخته می‌شود. این مقدار را در «یادآورهای پیامکی» تغییر دهید یا خاموش کنید.
- ثبت تعامل با کار پیگیری
- وقتی تماسی را در پرونده مشتری ثبت می‌کنید، می‌توانید همان‌جا تاریخ پیگیری بعدی را هم بدهید.
ثبت یک کار
- عنوان و نوع (تماس، تمدید، وصول، مدارک، جلسه، سایر).
- مشتری را انتخاب کنید تا کار در پرونده او هم دیده شود (اختیاری).
- مسئول: یکی از همکاران، یا «هر کدام از همکاران». کسی که کار به او سپرده شود اعلان می‌گیرد.
- موعد را از تقویم شمسی انتخاب کنید یا بنویسید (مثلاً 1405/08/01) و اگر لازم است ساعت بگذارید.
- اولویت: کم، عادی، مهم یا فوری. رنگ کنار کار همین را نشان می‌دهد.
برای انجام شدن، روی مربع کنار کار بزنید. کار انجام‌شده با نام شما و ساعت انجام در تاریخچه مشتری ثبت می‌شود. اشتباه زدید؟ در تب «انجام‌شده» دوباره بازش کنید.
چه کسی چه می‌بیند؟
کارمند، کارهای خودش و کارهای «هر کدام از همکاران» را می‌بیند. مالک و مدیر همه کارها را می‌بینند و می‌توانند با فیلتر «مسئول» کارهای هر همکار را جدا کنند. عدد قرمز کنار منو تعداد کارهای امروز و عقب‌افتاده شماست و کارت «کارهای امروز من» در داشبورد هم همین‌ها را نشان می‌دهد.
تقویم
پنل › تقویم در یک نگاه نشان می‌دهد هر روز ماه چه خبر است: کارها، پایان بیمه‌نامه‌ها، سررسید اقساط (با افزونه مالی) و تولد مشتریان. روی هر مورد بزنید تا به پرونده‌اش بروید.
تقویم روی گوشی و گوگل
پایین صفحه تقویم یک لینک اختصاصی هست. آن را در تقویم گوگل (Other calendars › From URL) یا آیفون (Settings › Calendar › Accounts › Add Subscribed Calendar) اضافه کنید. از آن به بعد کارهای شما و پایان بیمه‌نامه‌ها خودکار روی گوشی‌تان هم دیده می‌شود و یادآور خود گوشی را هم دارید.
اعلان‌ها
زنگوله بالای پنل اعلان‌های شما را نشان می‌دهد: کاری که به شما سپرده شد، همکاری که شما را در پرونده مشتری خبر کرد، درخواست تازه از سایت و خسارتی که مشتری از پنل خودش اعلام کرد.
پیامک کارهای روز به همکاران
در «یادآورهای پیامکی» گزینه پیامک کارهای روز به همکاران را روشن کنید تا هر روز ساعت ۸:۳۰ به هر همکاری که کار امروز یا عقب‌افتاده دارد، یک پیامک کوتاه با تعداد کارها برود (از پنل پیامک خود دفتر).