ورود اطلاعات از اکسل
مشتریان، بیمه‌نامه‌ها و اقساط قبلی دفتر را با یک فایل اکسل وارد کنید؛ لازم نیست تک‌تک دستی ثبت کنید. فایل باید در قالب استاندارد ما باشد تا برای همه دفترها یکسان و بی‌خطا خوانده شود.
مراحل
- در پنل › مشتریان (یا بیمه‌نامه‌ها یا اقساط) روی ورود از اکسل بزنید و دریافت قالب اکسل را انتخاب کنید.
- قالب سه برگه دارد: مشتریان، بیمه‌نامه‌ها و اقساط (برگه اقساط فقط وقتی افزونه مالی فعال است). برگه «راهنما» توضیح هر ستون و برگه «مقادیر مجاز» نام رشته‌ها و شرکت‌ها را دارد.
- اطلاعاتی که از سیستم صدور یا اکسل‌های قبلی دارید را زیر عنوان ستون‌های درست کپی کنید. عنوان ستون‌ها را تغییر ندهید؛ ترتیب ستون‌ها مهم نیست و ستون‌های اضافه نادیده گرفته می‌شوند.
- فایل را با همان فرمت .xlsx ذخیره و بارگذاری کنید. پیش‌نمایش نشان می‌دهد چند مورد جدید است، چند مورد به‌روز می‌شود و کدام ردیف‌ها چه مشکلی دارند.
- ثبت نهایی را بزنید. ردیف‌های خطادار ثبت نمی‌شوند؛ اصلاحشان کنید و همان فایل را دوباره بفرستید.
نگران تکراری شدن نباشید
- مشتری
- با موبایل شناسایی می‌شود. اگر از قبل باشد، نام، کد ملی، شهر و بقیه ستون‌های پرشده به‌روز می‌شوند و مشتری دوم ساخته نمی‌شود. خانه خالی، اطلاعات قبلی را پاک نمی‌کند.
- بیمه‌نامه
- با شماره بیمه‌نامه و شرکت بیمه شناسایی می‌شود. اگر بیمه‌گذارش در برگه مشتریان نباشد، با موبایل و نام همین ردیف ساخته می‌شود؛ پس می‌توانید فقط برگه بیمه‌نامه‌ها را پر کنید.
- قسط
- با شماره بیمه‌نامه و تاریخ سررسید (و شماره چک اگر باشد) شناسایی می‌شود. بیمه‌نامه‌اش باید در همین فایل یا از قبل در سیستم باشد.
نام مشتریان به‌صورت «؟؟؟» ثبت شده؟ این اتفاق وقتی می‌افتد که فایل با «CSV معمولی» روی ویندوز غیرفارسی ذخیره شده باشد. چیزی را پاک نکنید: همان مشتریان را با نام درست در قالب اکسل بگذارید و بارگذاری کنید؛ چون موبایل یکی است، نام‌ها اصلاح می‌شوند.
قالب داده‌ها
- تاریخ‌ها شمسی: 1403/05/12 یا 1403-05-12 یا 14030512. اعداد فارسی و انگلیسی هر دو درست است.
- مبالغ به ریال؛ ویرگول و جداکننده هزارگان اشکالی ندارد.
- موبایل با یا بدون صفر اول و با 98+ درست خوانده می‌شود. صفرهای اول کد ملی که اکسل حذف کرده خودکار برمی‌گردد.
- رشته و شرکت به نام کوتاه هم شناخته می‌شوند: «ثالث» = شخص ثالث، «ایران» = بیمه ایران.
- فایل CSV هم پذیرفته می‌شود به شرط ذخیره با CSV UTF-8؛ اما اکسل (.xlsx) همیشه مطمئن‌تر است.
ستون‌های برگه «مشتریان»
هر ردیف یک مشتری. موبایل کلید شناسایی است؛ اگر مشتری از قبل باشد، اطلاعاتش به‌روز می‌شود و تکراری ساخته نمی‌شود.
- موبایل — اجباری
- ۱۱ رقم؛ با یا بدون صفر اول، فارسی یا انگلیسی · نمونه: 09121234567
- نام و نام خانوادگی — اجباری
- یا به‌جای آن دو ستون «نام» و «نام خانوادگی» بگذارید · نمونه: علی رضایی
- نام — اختیاری
- فقط اگر نام و نام خانوادگی را جدا دارید · نمونه: علی
- نام خانوادگی — اختیاری
- فقط اگر نام و نام خانوادگی را جدا دارید · نمونه: رضایی
- کد ملی — اختیاری
- ۱۰ رقم؛ صفرهای اولِ حذف‌شده خودکار برمی‌گردد · نمونه: 0012345678
- تاریخ تولد — اختیاری
- شمسی، مثل ۱۳۶۵/۰۴/۲۰ · نمونه: 1365/04/20
- شهر — اختیاری
- — · نمونه: تهران
- یادداشت — اختیاری
- هر توضیحی درباره مشتری · نمونه: مشتری قدیمی
ستون‌های برگه «بیمه‌نامه‌ها»
هر ردیف یک بیمه‌نامه. اگر بیمه‌گذار در برگه مشتریان نباشد، با همین موبایل و نام ساخته می‌شود. بیمه‌نامه با شماره و شرکت شناسایی می‌شود و ورود دوباره، آن را به‌روز می‌کند.
- شماره بیمه‌نامه — اجباری
- همان شماره روی بیمه‌نامه · نمونه: 1403/123/4567
- موبایل بیمه‌گذار — اجباری
- برای پیدا کردن یا ساختن مشتری · نمونه: 09121234567
- نام بیمه‌گذار — اختیاری
- برای مشتری جدید لازم است؛ اگر نباشد موبایل جای نام می‌نشیند · نمونه: علی رضایی
- کد ملی بیمه‌گذار — اختیاری
- — · نمونه: 0012345678
- رشته — اجباری
- مثل ثالث، بدنه، آتش‌سوزی، عمر، درمان، مسافرتی، مسئولیت · نمونه: ثالث
- شرکت بیمه — اجباری
- مثل ایران، آسیا، البرز (کلمه «بیمه» لازم نیست) · نمونه: ایران
- تاریخ شروع — اجباری
- شمسی، مثل ۱۴۰۳/۰۵/۱۲ · نمونه: 1403/05/12
- تاریخ پایان — اختیاری
- اگر خالی باشد، یک سال بعد از شروع · نمونه: 1404/05/12
- حق بیمه (ریال) — اختیاری
- عدد به ریال؛ ویرگول و جداکننده اشکالی ندارد · نمونه: 45000000
- موضوع بیمه / پلاک — اختیاری
- پلاک خودرو، نشانی ملک و… · نمونه: ۱۲ ب ۳۴۵ ایران ۶۷
- وضعیت — اختیاری
- فعال یا ابطال؛ خالی یعنی فعال · نمونه: فعال
- نرخ کارمزد (درصد) — اختیاری
- خالی = از جدول نرخ کارمزد · نمونه: 10
ستون‌های برگه «اقساط»
هر ردیف یک قسط یا چک. بیمه‌نامه با شماره‌اش پیدا می‌شود (در همین فایل یا از قبل در سیستم). قسط با بیمه‌نامه و تاریخ سررسید شناسایی می‌شود و ورود دوباره، آن را به‌روز می‌کند.
- شماره بیمه‌نامه — اجباری
- همان شماره در برگه بیمه‌نامه‌ها · نمونه: 1403/123/4567
- شرکت بیمه — اختیاری
- فقط اگر یک شماره در دو شرکت تکرار شده · نمونه: ایران
- تاریخ سررسید — اجباری
- شمسی · نمونه: 1403/06/12
- مبلغ (ریال) — اجباری
- عدد به ریال · نمونه: 15000000
- وضعیت — اختیاری
- در انتظار، پرداخت‌شده یا برگشتی؛ خالی یعنی در انتظار · نمونه: در انتظار
- تاریخ پرداخت — اختیاری
- برای قسط پرداخت‌شده · نمونه: 1403/06/10
- روش پرداخت — اختیاری
- نقد، کارت‌خوان، واریز، درگاه یا چک · نمونه: چک
- شماره چک — اختیاری
- — · نمونه: 123456
- بانک — اختیاری
- — · نمونه: ملت
- توضیح — اختیاری
- —
جواب سؤالتان را پیدا نکردید؟ از داخل پنل › پشتیبانی تیکت بزنید یا با 09397526657 تماس بگیرید.